○亘理町特定個人情報の取扱いに関する管理規程

平成29年6月30日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 管理体制(第4条―第9条)

第3章 職員の責務(第10条・第11条)

第4章 保有特定個人情報等の取扱い(第12条―第20条)

第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第25条)

第6章 情報システム室等の安全管理(第26条・第27条)

第7章 業務の委託等(第28条)

第8章 安全確保上の問題への対応(第29条・第30条)

第9章 監査及び点検の実施(第31条・第32条)

第10章 補則(第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、亘理町(以下「町」という。)の保有する個人番号及び特定個人情報(以下「保有特定個人情報等」という。)の適切な管理について、必要な事項を定める。

(適用の範囲)

第2条 保有特定個人情報等の取扱いは、亘理町個人情報保護条例(平成14年亘理町条例第27号。以下「条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。

(定義)

第3条 この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び条例第2条の定めるところによる。

第2章 管理体制

(総括責任者)

第4条 町長は、各課等における保有特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるため、総括責任者を置き、副町長の職にある者をもって充てる。

(保護責任者)

第5条 保有特定個人情報等に関する事務を適切に管理するため、保護責任者を置き、各課等の長をもって充てる。

(事務取扱担当者)

第6条 保護責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う職員等及びその役割を指定する。

(監査責任者)

第7条 町長は、保有特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。

(特定個人情報システム管理者)

第8条 情報システムを管理する課に特定個人情報システム管理者を置き、企画課長をもって充てる。

2 特定個人情報システム管理者は、保有特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。

(管理体制)

第9条 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(1) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括責任者への報告連絡体制

(2) 保有特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生若しくは兆候を把握した場合の職員から総括責任者等への報告連絡体制

(3) 保有特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化

(4) 保有特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

第3章 職員の責務

(教育研修)

第10条 総括責任者は、職員に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 保護責任者は、当該課等の職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。

(職員の責務)

第11条 職員は、番号法及び条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報等を適切に取り扱わなければならない。

第4章 保有特定個人情報等の取扱い

(アクセス及び複製等の制限)

第12条 保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。

4 職員が業務上の目的で保有特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行わなければならない。

(1) 保有特定個人情報等の複製

(2) 保有特定個人情報等の送信

(3) 保有特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(訂正)

第13条 職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理)

第14条 職員は、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条 職員は、保有特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

2 前項の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。

(取扱状況の記録)

第16条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。ただし、行政手続きにおける特定の個人情報個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年亘理町条例第37号)に定める事務はこの限りではない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第20条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

第5章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第21条 特定個人情報システム管理者は、保有特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、亘理町情報セキュリティポリシーに則り、アクセス制御のために必要な措置を講じる。

2 特定個人情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備し、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第22条 保護責任者は、亘理町情報セキュリティーポリシーに則り、アクセス状況の記録を行う。

2 特定個人情報システム管理者は、定期的又は必要に応じてアクセス記録を分析するため必要な措置を講じる。

(端末の限定)

第23条 保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第24条 保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

2 職員は、特定個人情報システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第25条 職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

第6章 情報システム室等の安全管理

(入退管理)

第26条 特定個人情報システム管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第27条 特定個人情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

2 特定個人情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。

第7章 業務の委託等

(業務の委託等)

第28条 保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託の制限又は再委託に係る条件に関する事項

(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項

(4) 保有特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

第8章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第29条 保有特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護責任者は、特定個人情報システム管理者に報告しなければならない。

2 保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない(職員に行わせることを含む。)

3 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者に報告しなければならない。

4 総括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告しなければならない。

5 総括責任者及び保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

6 町長は、保有特定個人情報について、漏えい事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案が発覚した場合は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第29条の4第1項及び第2項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)第3条に基づき、個人情報保護委員会に報告しなければならない。

7 前項に規定する場合には、町長は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事案が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

(公表等)

第30条 総括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

第9章 監査及び点検の実施

(監査)

第31条 監査責任者は、保有特定個人情報等の管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む本町における保有特定個人情報等の管理の状況について、定期的又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(点検)

第32条 保護責任者及び特定個人情報システム管理者は、各課等における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

第10章 補則

(その他)

第33条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、町長が別に定める。

この訓令は、平成29年7月1日から施行する。

(令和2年3月31日訓令第3号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和4年3月31日訓令第6号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

亘理町特定個人情報の取扱いに関する管理規程

平成29年6月30日 訓令第6号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第4章 広報・情報
沿革情報
平成29年6月30日 訓令第6号
令和2年3月31日 訓令第3号
令和4年3月31日 訓令第6号