(趣旨)

第1条　この規程は、亘理町(以下「町」という。)の保有する個人番号及び特定個人情報(以下「保有特定個人情報等」という。)の適切な管理について、必要な事項を定める。

(適用の範囲)

第2条　保有特定個人情報等の取扱いは、亘理町個人情報保護条例(平成14年亘理町条例第27号。以下「条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。

(定義)

第3条　この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び条例第2条の定めるところによる。

(総括責任者)

第4条　町長は、各課等における保有特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるため、総括責任者を置き、副町長の職にある者をもって充てる。

(保護責任者)

第5条　保有特定個人情報等に関する事務を適切に管理するため、保護責任者を置き、各課等の長をもって充てる。

(事務取扱担当者)

第6条　保護責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う職員等及びその役割を指定する。

(監査責任者)

第7条　町長は、保有特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。

(特定個人情報システム管理者)

第8条　情報システムを管理する課に特定個人情報システム管理者を置き、企画課長をもって充てる。

(管理体制)

第9条　保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(教育研修)

第10条　総括責任者は、職員に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第11条　職員は、番号法及び条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報等を適切に取り扱わなければならない。

(アクセス及び複製等の制限)

第12条　保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

(訂正)

第13条　職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理)

第14条　職員は、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条　職員は、保有特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(取扱状況の記録)

第16条　保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。ただし、行政手続きにおける特定の個人情報個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年亘理町条例第37号)に定める事務はこの限りではない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第20条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(アクセス制御)

第21条　特定個人情報システム管理者は、保有特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、亘理町情報セキュリティポリシーに則り、アクセス制御のために必要な措置を講じる。

(アクセス記録)

第22条　保護責任者は、亘理町情報セキュリティーポリシーに則り、アクセス状況の記録を行う。

(端末の限定)

第23条　保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第24条　保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第25条　職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(入退管理)

第26条　特定個人情報システム管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第27条　特定個人情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(業務の委託等)

第28条　保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第29条　保有特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護責任者は、特定個人情報システム管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第30条　総括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第31条　監査責任者は、保有特定個人情報等の管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む本町における保有特定個人情報等の管理の状況について、定期的又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(点検)

第32条　保護責任者及び特定個人情報システム管理者は、各課等における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(その他)

第33条　この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、町長が別に定める。