○亘理町文書取扱規程

平成9年3月31日

訓令第5号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第23条)

第4章 文書の施行(第24条―第30条)

第5章 文書の整理及び保存(第31条―第42条)

第6章 補則(第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、亘理町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 各課(以下「課」という。)に文書取扱主任職員(以下「主任」という。)を置く。

2 主任は、課長が所属職員のうちから指名する。

3 主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 課に配布された文書及び課から発送する文書の処理及び審査に関すること。

(2) 文書の整理及び保存に関すること。

(文書関係簿冊)

第5条 総務課には、次の各号に掲げる簿冊を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第1号)

(2) 親展文書収受簿(様式第2号)

(3) 書留収受簿(様式第3号)

(4) 公布簿(様式第4号)

(5) 令達簿(様式第5号)

(6) 指令簿(様式第6号)

(7) 郵便切手受払簿(様式第7号)

(文書の種類)

第6条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの

 指令 個人、団体又は下級行政機関等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの

(4) 往復文

通達、依命通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等

(5) その他

契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(記号及び番号)

第7条 文書の記号は、次の各号に掲げるところによる。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。

(1) 法規文書、令達文書及び公示文書の文書記号は、別表第1に定めるところによる。

(2) 施行する往復文書には、別表第2に定める文書記号を付するものとする。

(3) 前2号に定めるもののほか、総務課長は、必要に応じて文書記号を定めることができる。

2 文書の番号は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 文書番号は、会計年度ごとに一連番号により行うものとする。ただし、条例、規則その他公示令達文書は、暦年とする。

(2) 施行する文書で施行回数の多い同種の文書及び同一事案については、同一番号を用いるものとする。この場合における番号は、最初の番号を基本番号とし、枝番号を付することができる。

(3) 前2号により処理しがたい場合は、総務課長の承認を得て別に処理することができる。

(文書の書式)

第8条 文書の書式は、別表第3に定めるところによるものとする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第9条 本町に送達された文書は、次の各号に定めるところにより、総務課において収受し、配布しなければならない。

(1) 普通文書(次号以下に掲げる文書以外のものをいう。)は、すべて開封し、文書の余白に収受印(様式第8号)を押し、文書収発簿に所要事項を記載し、当該文書に文書番号を記入した後、受領印を徴して、所管課に配布すること。

(2) 親展文書は、封皮に収受印を押し、親展文書収受簿に所要事項を記載し、受領印を徴して、名あて人に配布する。

(3) 書留郵便は、封皮に収受印を押し、書留収受簿に所要事項を記載し、受領印を徴して、所管課に配布すること。

(4) 電報は、親展扱いのものにあっては封皮に、その他のものにあっては開封して電文の余白に収受印を押し、所管課に配布すること。

(5) 訴願、訴訟、不服申立てその他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて所管課に配布すること。

(6) 小包(書留郵便によるものを除く。)は、封皮に収受印を押し、所管課に配布すること。

2 2以上の課に関連のある文書は、その関係のもっとも深い課に配布し、また、その所管が明らかでない文書は、亘理町行政組織規則(平成18年亘理町規則第24号)第12条の規定に基づき当該文書に係る事務を所管すべきものと決定された課に配布するものとする。

3 第1項の規定により総務課が収受する文書で、その様式が定められており、かつ、定例的な届書及び申告書等については、各所管課で収受することができる。

(料金未納等郵便物の収受)

第10条 送達された文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条 課長は、第9条の規定により配布された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第12条 課長は、第9条の規定による手続きを経ない文書を受け取ったときは、速やかに総務課に回送して所定の手続きを経なければならない。

(勤務時間外に送達された文書の収受等)

第13条 勤務時間外に送達された文書の収受等については、亘理町宿日直規程(平成9年亘理町訓令第3号)に定めるところによる。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第14条 課長は、配布された文書を閲覧し、自ら必要な処置をとるほか、主任に指示して速やかに処理しなければならない。

2 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日数を考慮して起案しなければならない。

(文書の起案)

第15条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、発議用紙(様式第9号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので、例文又は所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの

2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(供覧)

第16条 収受し、又は配布された文書が起案によらず、供覧することによって処理できるものであるときは、次に掲げるところにより閲覧に供するものとする。

(1) 発議用紙を用いる場合は、その所定欄に「供覧」と表示すること。

(2) 発議用紙を用いない場合は、収受し、又は配布された文書の余白に「供覧」と朱書し、閲覧者押印欄を設けること。

(文書の処理期限)

第17条 課長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するように努めなければならない。

2 特別の事情により処理期限内に処理しがたい場合においては、その旨及び理由をあらかじめ総務課長に連絡し、了解を受けなければならない。

(起案の要領)

第18条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 形式は、第8条に規定する文書の書式によること。

(2) 用字、用語は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。

(3) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。

(発議書の作成要領)

第19条 発議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 発議書は、黒又は青のインク又はボールペンで記載すること。

(2) 発議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。

(3) 同一事案に関する発議書は、その処理順序にまとめて綴り、まとめて綴りがたいときは、所要の事項を付記して回議すること。

(4) 発議書を加除し、又は訂正したときは、軽易なものを除き、その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する発議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を発議書に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは、「書留」、「速達」、「親展」、「配達証明」、「内容証明」等と発議書の所定欄に朱書すること。

(回議の要領)

第20条 発議書は、職制の順で回議しなければならない。

2 発議書の内容が他の課に関連するものであるときは、主管課長の回議を経てその関連する課長に合議しなければならない。

3 前項の合議事項について、関連する課との間で意見を異にするときは、町長又は副町長が決定するものとする。

(回議の促進)

第21条 発議書の回議に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、回議の促進に努めなければならない。

(1) 回議は、必要最小限の範囲に止めること。

(2) 第19条第5号の発議書は、起案者又はその内容を十分説明できる者が持ち回ること。

(合議後の通知)

第22条 主管課長は、合議した発議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき、又は当初の起案が廃棄となったときは、速やかに合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第23条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の決裁を経た後、合議を要するものは合議を経た後、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 議案

(3) 法令及び町例規の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上又は民事上の争訟に関する事案

(6) 指令案

(7) 往復文で重要又は異例に属するもの

2 総務課長は、起案文書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては主管課長又は起案者に連絡して加除又は修正を求めるものとする。

3 総務課長は、審査にあたりその事案について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第24条 施行に要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。

2 施行に要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第25条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

(文書の日付)

第26条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第27条 施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は、公布簿、令達簿、指令簿又は文書収発簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。

(浄書及び校合)

第28条 施行する文書は、所管課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第29条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(1) 県の機関または県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文

 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書

 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書

 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書。ただし、法令等で様式の定めがあるものを除く。

 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの

 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの

(2) 庁内に発するもの

(3) 庁外に発するもののうち軽易なもの

(4) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 契約、登記関係の文書で枚数が2枚以上にわたるものについては、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印を押すものとする。

4 行政処分又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、必要に応じて証明台帳又は原議若しくは当該文書の写しと契印するものとする。

(文書の発送)

第30条 文書を郵便により発送するときは、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要する文書及び一時に大量に発送する文書は、あらかじめ総務課長と協議のうえ所管課において発送するものとする。

2 文書は、所管課において封入のうえ郵送明細票(様式第10号)を添付して総務課に回付しなければならない。この場合において、書留、簡易書留、配達証明及び速達等特殊な取扱いを要する文書は、封筒等に所定の表示をしなければならない。

3 郵便により発送するときは、原則として料金後納の方法とし、料金後納郵便物差出票(様式第11号)に必要事項を記入して発送するものとする。

4 郵便切手の受払いは、郵便切手受払簿に所要事項を記載して行うものとする。

5 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができるもののうち、同項第1号に掲げる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファクシミリにより行うことができる。この場合において、ファクシミリによる発送は、所管課において行わなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第31条 課長は、文書を未完結又は完結文書に区分して、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は、災害に際しいつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備し、紛失、火災及び盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第32条 文書は、上司の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(文書分類表)

第33条 文書は、文書分類表(以下「分類表」という。)の分類番号によって分類し、整理するものとする。

2 前項の分類表は、総務課長が別に定める。

(完結文書の編集及び製本)

第34条 完結文書は、所管課において次の各号に掲げるところにより、分類表に従い編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は、会計年度により区分する。ただし、条例、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分する。

(2) 1冊の厚さは、10センチメートルを限度として適宜分冊し、数年度分又は数年分を合冊することができる。

(3) 前2号の規定により編集したときは、目次、表紙、背表紙を付けて製本すること。

(文書のとじ方の原則)

第35条 文書は、特別な場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにしなければならない。

(文書の保管)

第36条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間各課で保管するものとする。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算するものとする。

(文書の保存年限)

第37条 文書の保存年限の標準は、次のとおりとし、各文書の保存年限は、必要により総務課長が所管の課長と協議して定める。

第1種(永年保存)

(1) 町の廃置分合及び境界変更に関する文書

(2) 条例、規則及び規程等の制定改廃に関する文書

(3) 許可、認可、訓令及び告示等に関する文書

(4) 町の基本的な計画及び行政施策等で重要な文書

(5) 町の沿革の資料となる文書

(6) 訴訟等に関する文書

(7) 財産の取得、管理及び処分に関する重要な文書

(8) 議会の議案書、議決通知書及びその他議会に関する重要な文書

(9) 統計に関する重要な文書

(10) 任免、ほう賞及び賞罰に関する文書並びに履歴書

(11) 予算及び決算に関する文書

(12) 地方交付税等に関する重要な文書

(13) 町長の事務の引継ぎに関する文書

(14) その他永年保存を必要とする文書

第2種(10年保存)

(1) 達、指令及び通達で重要な文書

(2) 報告、届出及び調査で重要な文書

(3) 請願及び陳情等に関する重要な文書

(4) 職員の給与に関する重要な文書

(5) 監査に関する文書

(6) その他永年保存を必要としない重要な文書

第3種(5年保存)

(1) 出納に関する文書

(2) 文書の収発に関する文書

(3) 事業の実施計画に関する文書

(4) その他5年保存を必要とする文書

第4種(3年保存)

(1) 請願及び陳情等に関する文書

(2) 職員の服務に関する文書

(3) その他3年保存を必要とする文書

第5種(1年保存)

第1種から第4種までに属さない軽易な文書

2 前項に定める保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

(保管文書の引継ぎ及び保存)

第38条 各課における保管期間を経過した文書は、前条第1項に規定する第5種の文書を除き、文書引継書(様式第12号)及び文書保存カード(様式第13号)を添えて、総務課長に引継がなければならない。ただし、所管課において保管を必要とする文書は、この限りでない。

2 総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けた文書を保存年限及び文書分類番号ごとに整理保存しなければならない。この場合において、第36条の規定による保管期間は、保存期間に算入するものとする。

(文書の閲覧及び借覧)

第39条 保存文書を閲覧又は借覧しようとする職員は、文書閲覧・借覧書(様式第14号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が承認したときは、この限りでない。

(転貸等の禁止)

第40条 文書を閲覧又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第41条 保管を必要としない文書及び保管期間を経過した文書で総務課長に引継がないものについては、主管課長は、速やかに廃棄しなければならない。

2 保存文書で保存年限を経過したものについては、総務課長は、速やかに廃棄するものとする。この場合において、機密を要する文書は、焼却その他適切な措置を講じなければならない。

(書庫内の管理)

第42条 総務課長は、書庫を管理し、整理整とんに努めなければならない。

第6章 補則

(委任)

第43条 この訓令に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項については、総務課長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 会計年度による文書に係る第7条第2項並びに第34条第1号本文の規定の適用については、平成9年1月1日から平成10年3月31日までを1会計年度とみなす。

3 この訓令の施行の日の前日までの間に、亘理町処務規則を廃止する規則(平成9年亘理町規則第8号)による廃止前の亘理町処務規則の規定に基づき施行し、編集若しくは製本し、又は保存された文書については、なお従前の例による。ただし、総務課長が必要と認める文書にあっては、保存年限等の調整を行う。

附 則(平成10年9月29日訓令第1号)

この訓令は、平成10年10月1日から施行する。

附 則(平成18年9月29日訓令第3号)

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月8日訓令第1号)

この告示は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

区分

記号

法規文書

条例

亘理町条例

規則

亘理町規則

令達文書

訓令

亘理町訓令

指令

亘理町指令

亘理町達

公示文書

告示

亘理町告示

公告

亘理町公告

別表第2(第7条関係)

課名

記号

総務課

亘総

企画財政課

亘企

税務課

亘税

町民生活課

亘町

福祉課

亘福

子ども未来課

亘子

健康推進課

亘健

農林水産課

亘農

商工観光課

亘商

都市建設課

亘都

施設管理課

亘施

上下水道課

亘上下

会計課

亘会

出先機関

亘○○

注 ○印は、施設名の略記号を表す。

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亘理町文書取扱規程

平成9年3月31日 訓令第5号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成9年3月31日 訓令第5号
平成10年9月29日 訓令第1号
平成18年9月29日 訓令第3号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成24年3月30日 訓令第3号
平成28年3月30日 訓令第2号
平成29年3月8日 訓令第1号